PROCES DOTACE

5. Realizace projektu

Uzavřením právního aktu zpravidla začíná běžet tzv. období realizace projektu. Během tohoto období je příjemce dotace povinen projekt zrealizovat dle časového, obsahového i finančního plánu uvedeného v žádosti o dotaci.

POZOR – při realizaci musí příjemce dodržet podmínky, které mu dotační titul stanovuje. Mezi nejdůležitější patří např. plnění povinných indikátorů, správný výběr dodavatelů či dodržení harmonogramu

Nejčastější chyby v realizaci projektu

  1. Neúčtujete dotované náklady do dlouhodobého majetku

    Tato chyba patří k těm závažnějším. Pokud totiž opomenete majetek pořízený od třetích stran účtovat do dlouhodobého majetku, dotace na ně vám nebude proplacena. Jedinou možností, jak tento nedostatek napravit, je podat dodatečné daňové přiznání, ovšem rozmyslete si dobře, zda jste ochotni kvůli předchozí nepozornosti absolvovat nezbytné kontroly z finančního úřadu a investovat čas a energii do zbytečné administrativy navíc.

  2. Nevedete oddělené účetnictví k projektu

    Pamatujte na to, že výdaje související s projektem musíte vést na zvláštních analytických účtech. Pokud tento fakt opomenete, porušujete tím podmínky, které jste podepsali při přidělení dotace. Jakmile kontrola zjistí takovýto nedostatek, musíte jej urychleně napravit a zaúčtovat výdaje správně, což bývá problematické, zejména pokud se vztahují k již uzavřenému účetnímu roku.

  3. Zkazíte výběrové řízení

    Obecně v OPPI platí, že veškeré způsobilé výdaje vzniklé v průběhu realizace projektů musí být vynakládány v souladu se zásadami hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti. Pravidla pro výběr dodavatelů nadto stanovují povinnost uskutečnit výběrové řízení při zadávání zakázek, jejichž předpokládaná hodnota přesahuje 500 tisíc Kč bez DPH. Výběrová řízení jsou velmi přísně kontrolovaná. Zkazíte-li výběrové řízení, budete muset získanou dotaci kompletně vrátit.

  4. Špatně archivujete dokumenty

    Veškeré dokumenty související s projektem evidujte zvlášť, a to jejich originály kvůli případným kontrolám. Budete-li archivovat kopie, může se stát, že budete muset shánět originál, jakmile k vám dorazí kontrola, což hlavně v případě větších firem bývá mnohdy velmi komplikované. Nezapomeňte také, že dokumenty a účetní doklady k projektu je nutné archivovat déle než je standardní doba, a to 10 let po ukončení projektu či do roku 2025, podle toho, který okamžik nastane později.

  5. Nedodržujete povinnou publicitu

    Jako příjemce dotace ze strukturálních fondů EU se zavazujete, že budete informovat veřejnost o tom, že svůj projekt částečně financujete právě z těchto zdrojů. Jak má tato publicita vypadat, se dozvíte v příslušné příručce, obecně platí pravidlo, že je určitě lepší využít více prvků publicity (samolepky, plakáty, webová prezentace) než méně. Totéž platí u časového hlediska, na publicitu dbejte od samého začátku projektu. Počítejte s tím, že případná kontrola si chybějící publicity rozhodně všimne, snažte se mít proto vše v pořádku.

  6. Realizujete projekt jinak, než jste popsali v podnikatelském záměru

    Myslete na to, že co napíšete do podnikatelského záměru, se pro vás momentem schválení žádosti o dotaci stane závazným. Jakákoliv změna podléhá schválení administrativního orgánu a musíte žádat o změnové řízení, a to ještě předtím, než změnu provedete. Při realizaci projektu proto pravidelně a s předstihem kontrolujte, zda skutečně budete postupovat podle podnikatelského záměru, a zavčas nahlaste všechny změny.

Proces realizace projektu

Seznámení se s výzvou

Seznámení s příručkou pro žadatele a příjemce

Seznámení s pravidly pro čerpání dotací

Sestavení projektového záměru

Konzultace se zprostředkujícím subjektem

Sestavení managementu projektu

Definice cílů

Definice aktivit projektu

Studie proveditelnosti / podnikatelský plán

Finanční koncepce projektu

Harmonogram

Vypracování žádosti (ISKP2014+)

Kontrola projektu dle hodnotících kritérií

Finální kontrola a odevzdání žádosti